Ecco 10 consigli per una comunicazione efficace via e-mail

La posta elettronica è diventata uno strumento di trasmissione ormai molto comune, tuttavia viene dimenticato troppo spesso che esiste una “netiquette” alla quale ci si deve attenere quando si parla di email. La “netiquette” è un galateo della rete, uno stile di comportamento che deve caratterizzare gli utenti, un insieme di regole, ancora non completamente definite, che dà un riferimento generale sull’uso della corrispondenza elettronica.

Inviare email infatti non è così semplice come sembra. Anche se può essere un modo utile ed efficace per comunicare con colleghi e clienti, può anche essere uno strumento inutile e fastidioso. Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per tenere delle comunicazioni e-mail efficaci.

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1. Siate chiari e specifici. Molti di noi ricevono troppe email ed hanno troppo poco tempo a disposizione durante il giorno per leggerle e rispondere. Essere brevi e attenervi all’oggetto della discussione vi aiuterà a massimizzare la possibilità che le email vengano lette (fino alla fine), riducendo così al minimo l’eventualità che il destinatario prema il tasto “cancella” prima ancora di avere aperto la posta in arrivo.

 

2. Essere pronti e rispondere alle email importanti. Rispondere uno o due giorni dopo la ricezione della mail, dimostra incertezza e preoccupazione nei confronti del messaggio e del mittente. Quindi ragazzi state in campana! Anche se non siamo nella condizione di rispondere immediatamente alla persona che ci ha inviato l’email, fargli sapere che abbiamo ricevuto la mail e che risponderemo più avanti, è segno di professionalità ed attenzione.

 

3. Usa una frase chiara e concisa nell’oggetto della mail, che spieghi brevemente su cosa verterà la comunicazione. Da quando la maggior parte di noi riceve un enorme quantitativo di email, è nata la necessità di creare un metodo veloce per conoscere quando aprire una mail, quando archiviarla e quale di esse ha bisogno di una particolare azione. Il campo oggetto è uno strumento utile a tale scopo.

 

4. Quando una mail richiede attenzione, quindi vorremmo che venisse letta dal destinatario, utilizzeremo parole chiave nell’oggetto della mail. Parole come: “necessita risposta” o “urgente” richiamano l’attenzione del ricevente, e lo aiutano a capire che si tratta di una mail importante che può riguardare: la conferma di appuntamenti, il contratto di un cliente ecc..

 

5. Fate molta attenzione e astenetevi dall’inoltrare scherzi o materiale non relativo al vostro lavoro attraverso il vostro indirizzo email. La maggior parte delle persone non apprezza “le catene” o i giochetti, questo tipo di email potrebbe compromettere la vostra reputazione. Dunque mantenete la vostra email di lavoro solo ed esclusivamente per gli affari professionali.

mail-bottleFonte Immagine: Cinzia Di Martino

6. Introdurre un argomento per email. Anche se possiamo avere molte cose da fare / dire, è meglio limitare le vostre richieste o notizie importanti per una e-mail alla volta. In questo modo l’oggetto della mail sarà in grado di riflettere il nostro messaggio e il lettore saprà dove archiviare e come affrontarlo / rispondere (a colpo d’occhio).

 

7. Decidi con cautela chi dovrebbe essere in copia nascosta nelle email (cc). Sebbene si possa trattare di una mail indirizzata ad un gruppo, non sentitevi liberi di cliccare sul pulsante “Reply to all” (rispondi a tutti). Spesso inviare una risposta al mittente può essere più che sufficiente e riduce il carico di mail agli altri!

 

8. Se avete bisogno di chiarire o risolvere un malinteso, il mio consiglio è quello di alzare la cornetta del telefono. Anche se una reazione automatica, soprattutto se qualcuno ha frainteso qualcosa nella vostra e-mail, potrebbe essere quella di inviare una e-mail di risposta veloce, questa scelta non è raccomandata. La posta elettronica è il peggior tipo di risoluzione dei conflitti e può esacerbarli.

 

9. Ridurre al minimo l’utilizzo del tasto “MAIUSCOLO” o del grassetto per evidenziare le parole. Anche se alcuni di noi amano giocare con i segnali ad alto impatto visivo, questi ultimi possono essere fraintesi dagli altri. Utilizziamo dunque gli stili dei caratteri normali per ridurre al minimo la possibilità di comunicare dei significati sbagliati al ricevente: ad esempio al tasto MAIUSCOLO è spesso associato un tono “forte”, al grassetto invece viene riferito un tono annoiato, irritato o infastidito.

 

10. Includete una firma digitale nelle vostre email. È molto utile avere delle informazioni chiare e facilmente accessibili di un contatto. Infatti, non c’è niente di più frustrante di quando vogliamo telefonare ad uno dei nostri contatti email e non riusciamo a risalire a nessun numero di riferimento ma solo ad un nome e cognome.

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All Things Digital ha pubblicato i risultati di una ricerca eseguita da Good.com su come la continua connessione a Internet abbia cambiato le abitudini dei lavoratori negli Stati Uniti. Ne segue che il 57% controlla le mail di lavoro anche quando è in gita con la famiglia. Il 69% sostiene che prima di andare a letto dà un’occhiata fugace alla posta elettronica. E se per metà degli interpellati rispondere alla posta di lavoro ancora a letto o alle sette di mattino serve per organizzare meglio la giornata lavorativa, l’altra metà sostiene «di non avere altra scelta che rimanere connessi». Riconoscere l’importanza della corrispondenza tramite posta elettronica è diventato fondamentale oggi, non ci resta altro che porre attenzione e comunicare efficacemente il messaggio che intendiamo inviare ai nostri contatti.

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